Efikasno upravljanje dokumentima ključna je zabrinutost za poduzeća i organizacije koje vode velike volume datoteka. Bilo da li se radi o fizičkim dokumentima ili digitalnim podacima, rizik od nedostatka, izgubljenih dokumenta ili sporih procesa povlačenja može biti skup.
Koristenje barkoda za dokumente može biti moćno rješenje, nudeći jednostavan način za organizaciju i praćenje dokumenta za lakši pristup, povećanje to čnosti i smanjenje grešaka.
Tipovi Barcode za dokumente
Kada se provede sustav barkoda za dokumente, potrebno je izabrati odgovarajući tip barkoda. Različiti barkodovi nude različite kapacitete za skladište podataka i funkcije, a odabrati pravu će ovisiti o vašim potrebama.
Evo glavnih tipa šifre korištenih za upravljanje dokumentima:
1. 1D Barcodes (Linear Barcodes)
To su najjednostavniji i najširoki priznatiji formati barkoda. 1D šifra se sastoji od paralelnih linija različitih udovica koje predstavljaju brojne podatke.
Iako su 1D šifre ograničeni u količini informacija koje mogu čuvati, idealni su za praćenje osnovnih dokumenta, gdje je svaki dokument povezan s jedinstvenim identifikatorom ili referentnim brojem.
Obični formati uključuju Kod 39 i Kod 128.
2. 2D Barcodes
Za razliku od 1D šifre, 2D šifre kodiraju podatke vertikalno i horizontalno, omogućavajući im da čuvaju značajno više informacija. Ovi šifre su idealni za upravljanje digitalnim dokumentima ili za situacije u kojima moraju biti kodirani dodatni metapodaci, poput opisa dokumenta ili URL-a.
Popularni 2D barkodi uključuju: QR kod i PDF417.
Praktične aplikacije Barcode za dokumente
Barkodi imaju ključnu ulogu u pomoći organizacijama da učinkovitije upravljaju dokumentima, poboljšavaju preciznost i smanjuju potrošeno vrijeme za pretraživanjem datoteka.
Evo nekih posebnih primjera kako se šifre koriste u raznim industrijama za upravljanje dokumentima:
1. zdravlje
U zdravstvenoj pomoći, to čni i brzi pristup dosjeima bolesnika, rezultati laboratorije i recepciji su kritični. Barkodi se široko koriste za označavanje datoteka pacijenata, medicinskih podataka i pakiranje lijeka.
Skeniranjem barkoda, zdravstveni profesionalci mogu odmah pristupiti medicinskoj povijesti pacijenta, smanjiti greške i osigurati da se pravi datoteka svaki put prima.
Bolnica koristi barkodni sustav za praćenje dosijea pacijenata. Svaki pacijent je dodijeljen jedinstveni barkod, koji se skenira svaki put kad se zapis pristupi, aktualizira ili prenosi. To osigurava da se podaci pacijenata ne postavljaju pogrešno i ostaju dostupni odobrenim osobljama kad je potrebno.
2. Pravna industrija
Pravne tvrtke se bave ogromnim količinom pravnih dokumenta, od ugovora i kratkih podataka suda. Pogrešivanje jednog dokumenta može uzrokovati kašnjenje ili čak i pravne posljedice.
Da bi to spriječilo, mnoge pravne tvrtke koriste šifre za dokumente da označe svaki slučaj sa jedinstvenim identifikatorom. To je lako pratiti gdje su dokumenti skladišteni i brzo ih dobiti kad je potrebno.
Velika pravna tvrtka označava slučaj svakog klijenta s kodom 128. Šifra se skenira i uključuje kad se datoteka premjesti ili pristupi, omogućavajući odvjetnicima i osobljama podrške da odmah pronađu dokument.
Osim toga, skeniranje barkoda povezuje fizički datoteka s a digitalnom verzijom čuvanom u sustavu upravljanja dokumentima tvrtke.
3. Financijska služba
Banke i financijske institucije odgovorne su za upravljanje osjetljivim i visokim podacima, poput sporazuma o kreditu, ugovora i financijskih povijesti klijenata.
Koristeći šifre omogućava te institucije da označe svaki dokument jedinstvenim referentnim brojem, osiguravajući precizno praćenje i povratak u skladu s regulatornim standardima.
Banka implementira PDF417 barkoda za označavanje hipoteke sporazuma i klijentnih zapisa. Svaki put kada se dokument aktualizira ili prenosi između odjela, šifra se skenira i snima u sigurnom sustavu upravljanja dokumentima. To osigurava jasan trag revizije i minimizira rizik gubitka dokumenta ili propuštanja.
4. obrazovanje
Obrazne institucije često upravljaju učeničkim dosjeima, ocjenama, administrativnim dosjeima i preglednim papirima. Barkodiranje ovih dokumenta olakšava osoblja pratiti studentske datoteke u višestrukim odjelima ili trgovini lokacijama, poboljšavanje učinkovitosti u pričuvanju ploča.
Univerzitet koristi QR kodove za upravljanje učeničkim transkriptama. Prepis svakog učenika je označen QR kodom koji povezuje s a sigurnom digitalnom verzijom datoteke. Osobljenici mogu skenirati šifru da odmah uzme dokument bez pretraživanja fizičkim datotekama.
5. Retail and Manufacturing
U industriji poput malopravnog i proizvodnje, šifre se koriste ne samo za praćenje proizvoda, već i za upravljanje niz operativnih dokumenta, poput računa, plovnih ploča i inventarnih dnevnika.
Uključujući barkode u proces upravljanja dokumentima, kompanije mogu streamlinirati radne tokove i smanjiti greške papirologije.
Veliki trgovac koristi kodove 128 za praćenje računa. Svaka računa se širi, a dok se kreće kroz proces odobrenja i plaćanja, skenira se na svakom koraku. To omogućava financijskom timu da prati status svakog računa, smanjiti kasne i osigurati preciznost.
Kako napraviti Barcode za dokument?
1. Izaberite tipu Barcode: izaberite 1D šifru za jednostavno praćenje ili 2D šifru za detaljnije informacije.
2. Koristite Barcode Generator: Idite na internet šifru generator a, upisite potrebne podatke o dokumentu i odaberite željeni format šifru.
3. Preuzimajte i primjenite: preuzimajte šifru i štampajte ga za fizičke dokumente ili uključite ga u digitalne datoteke.
Za spajanje, korištenje barkoda za dokumente praktičan je i učinkovit način za poboljšanje organizacije, preciznosti i pristupljivosti fizičkim i digitalnim datotekama.
Ako želite implementirati sistem barkoda za vaše dokumente, počnite koristeći generator barkoda.
